Quelles sont les données à caractère personnel concernées par la diffusion sur Internet de documents d’archives publiques ?


http://www.cnil.fr/es/en-savoir-plus/fiches-pratiques/fiche-pratique/article/quelles-sont-les-donnees-a-caractere-personnel-concernees-par-la-diffusion-sur-internet-de-docum

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Quels fichiers ?

Dès lors que les données sensibles sont occultées, les archives publiques, dont les registres d’actes d’état civil, peuvent être diffusées sur Internet au grand public sans restriction d’accès dans les conditions suivantes :

  • Les actes de naissance publiés sur Internet 75 ans à compter de la clôture du registre des actes, ne peuvent l’être qu’après occultation de toutes les mentions marginales sur l’image numérique de l’acte original. Ces mentions ne sont rendues accessibles qu’à compter de l’expiration d’une durée de 100 ans après la clôture du registre des actes de naissance.
  • Les actes de mariage et décès peuvent être publiés sur Internet respectivement 75 ans à compter de la clôture des registres d’actes de mariage et 25 ans à compter de la clôture des registres d’actes de décès sans occultation des mentions marginales.
  • Les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel sont publiées sur Internet à l’expiration d’un délai de 100 ans à compter de la date du document, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires (cf. délai de communicabilité supérieur)

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Encadrer la réutilisation d’archives contenant des données à caractère personnel.

De façon générale, notamment en cas de téléchargement régulier de documents d’archives, les conditions de réutilisation des données personnelles contenues dans une archive doivent rappelées (chapitre II de la loi n°78-753 « Cada » – article 13 : consentement de l’intéressé, anonymisation ou dispositions contraires) dans des conditions générales ou dans des clauses de la licence afférente.

Interdire l’indexation sur les données nominatives des personnes durant 120 ans

Indexer consiste à répertorier dans un document les données significatives (par exemple : nom, prénom, date, lieu de naissance, catégorie du document, …) afin de permettre d’effectuer des recherches par mots-clés (métadonnées), de façon simple et rapide.

Si une recherche par thématique constitue une moindre atteinte à la vie privée, il est indispensable de limiter les recherches nominatives en matière d’archives diffusées sur Internet. Ce qui n’empêche toutefois pas les recherches selon la procédure actuelle des lecteurs d’archives (tourner les pages pour trouver le document intéressant).

L’indexation par un moteur de recherche externe : interdite avant 120 ans

L’indexation sur les données nominatives, de documents d’archives concernant une personne de moins de 120 ans, par des moteurs de recherches Internet est interdite. Ainsi, le service d’Archives qui diffuse ces documents doit obligatoirement mettre en place des mesures de sécurité visant à empêcher les moteurs de recherche de procéder à cette indexation.

En pratique, ces mesures peuvent consister en l’utilisation de :

  • règles d’indexation à destination des moteurs de recherche correctement définies (robots.txt),
  • mécanismes visant à s’assurer que l’émetteur d’une requête concernant un document est bien un internaute et non un programme informatique (cf. « captcha » visuels et auditifs).
L’indexation par un moteur de recherche interne encadrée :

L’indexation, par l’outil de recherche interne du service des Archives, sur les données nominatives est autorisée dans le respect des délais suivants :

  • 120 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de naissance,
  • 100 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de mariage,
  • 75 ans à compter de la clôture du registre pour les actes de décès,
  • 120 ans à compter de la date du document pour les autres archives publiques contenant des données à caractère personnel, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires [cf. délai de communicabilité supérieur].

2 réflexions au sujet de « Quelles sont les données à caractère personnel concernées par la diffusion sur Internet de documents d’archives publiques ? »

  1. GOYARD Laurence

    Bonjour
    J’aimerais savoir pourquoi mon arrière grand père est allé en prison? Il habitait dans le Maine et Loire où il est mort à Vézins en 1899. Il était né à Le Gouray (22) le 19/04/1860.
    Y a t il une possibilité de le savoir?

    J’aime

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